採用のPDCAが回らない4つの理由と対策｜中小企業でも続く改善サイクルの作り方

「採用のPDCAが大事なのは分かっているけれど、毎年やりっぱなしになっている」
「振り返りをしても、今年は応募が少なかったという感想で終わってしまう」

採用活動を戦略的に進めようと思っているのに、このような壁に阻まれている採用担当者や経営者の方もいるのではないでしょうか。

PDCAが回らないのは、担当者の方の努力が足りないからではありません。多くの場合、計画・記録・振り返り・改善のどこかにつまづきやすい部分が残っています。つまづく場所が分かれば、対策も立てられます。

この記事では、採用のPDCAが回らない4つの理由を整理します。そのうえでPlan・Do・Check・Actionそれぞれの進め方を、中小企業の採用担当者向けに分かりやすく解説します。応募が月に数件しかない会社での数字の見方や、記録を続けるための分担の決め方も取り上げます。

「採用活動をどう振り返ればいいかわからない」「自社に合った改善サイクルを一緒に作ってほしい」という方は、ぜひいぬのてにお任せください。

※本記事に記載されている料金、補助金、制度などの情報は、2026年10月時点のものです。最新の情報については各サービスの公式サイトや関係機関にご確認ください。

採用のPDCAとは？「やりっぱなし」の採用との違い

PDCAとは、Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）の4つを繰り返す考え方です。繰り返すたびに、活動の質を少しずつ高めていきます。

採用に当てはめると、「求人を出して選考し、採れたら終わり」という流れが変わります。結果を振り返って次の採用に生かすため、同じ失敗を毎年繰り返しにくくなります。

採用を「候補者に選んでもらう活動」ととらえる採用マーケティングでも、PDCAは土台になる考え方です。

採用マーケティングの基本的な考え方は、こちらの記事で解説しています。

採用活動に当てはめたPDCAの4ステップ

採用のPDCAは、おおむね次の4ステップで進めます。

1. Plan（計画）: 採用人数と時期を決め、応募数や各選考の通過率などの中間目標を立てる
2. Do（実行）: 求人の掲載や選考を進めながら、数字と候補者の声を記録する
3. Check（評価）: 計画と実績を比べ、どの段階で候補者が減っているかを確かめる
4. Action（改善）: 詰まっている段階に絞って、求人票や選考の進め方を1つずつ直す

ポイントは、Actionで終わりにせず次のPlanにつなげることです。1周目で分かったことを2周目の計画に反映すると、目標の精度が上がっていきます。

採用市場の変化で「去年と同じやり方」が通じにくい理由

採用のPDCAが大切になっている背景には、採用市場の変化があります。株式会社マイナビの調査では、正社員の量的な不足を感じている企業は69.6%で、前年より3.7ポイント減りました。

一方で、質的な不足を感じている企業は55.6%で、前年より6.7ポイント増えています。要件に満たない場合は採用しないと答えた企業も62.1%で、前年より7.7ポイント増えました。

出典:株式会社マイナビ「中途採用状況調査2026年版（2025年実績）（2026年）」
https://career-research.mynavi.jp/reserch/20260327_109053/

人数をそろえるだけでなく、「求める人材を採れたか」が問われる流れになっています。求める人物像や候補者の動きが変われば、去年うまくいったやり方が今年も通じるとは限りません。

去年の計画値を正解として固定せず、毎年の実績をもとに見直していく仕組みが必要です。その仕組みが、採用のPDCAです。

採用のPDCAが回らない4つの理由

「PDCAが大事なのは分かっているのに回らない」という声は、採用の現場でよく聞かれます。止まる場所は、大きく次の4つに分けられます。

計画（Plan）が「3名採用」だけで止まっている

「今年は3名採用する」という目標だけがあり、そこまでの中間目標がない状態です。何名の応募が必要で、どの媒体でどれだけ集めるかが決まっていないと、途中で順調かどうかを判断できません。

その根本には、採用戦略が固まっていないことや、予算の根拠があいまいなことがあります。「去年と同じ媒体に去年と同じ金額をかける」という決め方では、振り返っても比べる基準がありません。

実行（Do）の記録が残っていない

現場でいちばん多いのが、このパターンです。日々の応募対応や面接の調整に追われ、媒体別の応募数や辞退の理由を記録する余裕がなくなってしまいます。

記録が残っていないと、振り返りの場で「たしか応募は少なかったはず」という記憶頼みの話になります。担当者が1人で抱えている場合は、その人が異動や退職をすると何も引き継げない状態にもなりがちです。

振り返り（Check）が感想で終わる・数字が少なすぎて判断できない

「今年は応募が少なかった」「良い人が来てくれた」という感想だけで振り返りが終わるパターンです。何がどれだけ足りなかったのかが分からないため、次に何を変えればよいかが決まりません。

応募が月に数件しかない会社では、「数が少なすぎて分析しても意味がない」と数字を見ること自体をやめてしまうこともあります。実際には、少ない件数でも通過率は計算でき、判断にも使えます。見方のコツは、Checkの章で紹介します。

改善（Action）を一度にいくつも変えてしまう

振り返りで課題がたくさん見つかると、求人票の書き直しや媒体の追加を同時に進めたくなります。気持ちは分かりますが、これでは次の振り返りで何が効いたのかが分かりません。

結果が良くなっても悪くなっても原因が特定できないため、PDCAが「やってみただけ」で終わってしまいます。

ここからは、この4つの理由に対応させながら、Plan・Do・Check・Actionの順に具体的な進め方を見ていきます。

Plan｜採用人数から逆算して中間目標を決める

KGIとKPIを整理する

Planでは、まず最終目標と中間目標を分けて考えます。最終目標をKGI（Key Goal Indicator：重要目標達成指標）と呼びます。そこに至るまでの中間目標が、KPI（Key Performance Indicator：重要業績評価指標）です。

採用でいえば、「6か月以内に営業職を3名採用する」がKGIにあたります。応募数・書類選考の通過率・面接の通過率・内定承諾率などがKPIです。

KGIは事業計画と結びつけて決めます。「なぜ3名なのか」「いつまでに必要なのか」を経営者と担当者で共有しておくと、途中で計画を見直すときの判断がぶれにくくなります。

採用KPIの具体的な指標と目標値の決め方は、こちらの記事で詳しく解説しています。

通過率から必要な応募数を逆算する

KGIが決まったら、各段階の通過率から必要な応募数を逆算します。通過率とは、ある段階にいた人のうち次の段階に進んだ人の割合です。歩留まり（ぶどまり）率とも呼ばれます。

ここでは、次の通過率を置いた計算例を紹介します。業界の平均値ではなく、説明のための仮の数字です。

• 書類選考の通過率: 50%
• 一次面接の通過率: 50%
• 最終面接の通過率: 60%
• 内定承諾率: 70%

入社してほしい人数から、前の段階へさかのぼって計算します。途中の人数は小数のまま計算しています。

1. 3名に内定を承諾してもらうには、内定を約4.3名に出す必要がある（内定承諾率70%）
2. 約4.3名に内定を出すには、最終面接に約7.1名が必要（最終面接の通過率60%）
3. 約7.1名を最終面接に進めるには、一次面接に約14.3名が必要（一次面接の通過率50%）
4. 約14.3名を一次面接に進めるには、応募が約28.6名必要（書類選考の通過率50%）

1つの式にまとめると、「3名÷（0.5×0.5×0.6×0.7）≒28.6名」です。人数は小数にならないので切り上げて29名、少し余裕を見ると約30名の応募が目標になります。

6か月で約30名なら、月に5名の応募が1つの目安です。「なんとなく求人を出す」状態から、毎月必要な応募数まで分かる状態に変わるのが、このPlanの効果です。

初めて取り組む場合は、通過率の実績がないこともあります。その場合は仮の数字で計画を立て、1周目の実績で置き直してかまいません。

チャネルごとに応募目標を割り振る

応募目標が決まったら、どのチャネル（候補者と出会う経路）で何名集めるかを割り振ります。求人サイト・ハローワーク・自社の採用ページ・リファラル採用（社員からの紹介）など、使える経路を書き出してみてください。

例えば30名が目標なら、「求人サイトで15名・ハローワークで10名・社員紹介で5名」のように分けます。過去の実績があれば参考にし、なければ予測値で始めてかまいません。

割り振りを決めておくと、Checkの段階で「どの経路が計画に届いていないか」が見えるようになります。媒体ごとの費用もあわせて書いておけば、採用1名あたりのコストも比べられます。

採用時期から逆算したスケジュールの立て方は、こちらの記事も参考にしてください。

「採用人数から逆算した計画を立てる時間がない」「根拠のある採用計画や予算を一緒に考えてほしい」という方は、ぜひいぬのてにお任せください。

Do｜最低限これだけは記録しておく

Doは、計画に沿って求人の掲載や選考を進める段階です。ここでいちばん大切なのは、実行しながら記録を残すことです。記録がなければ、Checkで比べる材料がありません。

毎週つけたい数字（媒体別の応募数・通過数・辞退数）

最低限、次の数字は媒体ごとに記録しておきます。

• 応募数
• 書類選考の通過数
• 面接の実施数と通過数（一次・最終）
• 内定を出した数と承諾数
• 選考の途中や内定後に辞退した数

記録には、スプレッドシートのテンプレートを1つ用意しておくと続けやすくなります。1行に候補者1名を入れ、応募日・媒体・進んだ段階・結果を埋めるだけの形にしておくと、入力の手間を減らせます。

列の名前や入力のしかたを決めておけば、担当者が変わっても同じ形でデータがたまります。媒体名や結果をプルダウン（一覧から選ぶ入力欄）にしておくと、表記のゆれも防げます。

候補者の声を記録する（応募理由・辞退理由・よく出た質問）

数字と同じくらい大切なのが、候補者の声です。数字は「どこで減ったか」を教えてくれますが、「なぜ減ったか」までは教えてくれません。

面接や連絡の中で、次のような声を記録しておきます。

• なぜこの求人に応募したのか（応募の決め手）
• 面接でよく出た質問や、候補者が不安に感じていた点
• 辞退した理由（聞ける範囲で）
• 内定を承諾した理由や、入社を決めた理由

自社が強みだと思っている点と、候補者が評価している点は食い違うことがあります。例えば会社は休日の多さを強みと考えていても、候補者は仕事内容の説明の分かりやすさを評価している、といった具合です。

こうした声は、求人票や面接を直すときの大きなヒントになります。面接の最後に「応募の決め手」を1問聞くことから始めてみてください。

応募者の情報をまとめて管理できるATS（採用管理システム）については、こちらの記事で解説しています。

Check｜数字と声から詰まりを見つける

ファネル分析でボトルネックを特定する

Checkでは、記録した数字を計画と比べ、どの段階で候補者が想定以上に減っているかを探します。この方法をファネル分析と呼びます。ファネルは「漏斗（じょうご）」のことで、段階を進むごとに人数が絞られていく様子をたとえています。

通過率は「次の段階に進んだ人数÷その段階にいた人数×100」で計算します。計画した通過率より大きく下がっている段階が、ボトルネック（流れを止めている詰まり）です。

見るときは、応募数から順番に確認していくのがコツです。応募が足りないのに面接の改善から手をつけても、効果は出にくくなります。上流から1つずつ確かめ、最初に引っかかった段階を優先して直します。

数字で詰まりの場所が分かったら、Doで集めた候補者の声と照らし合わせます。株式会社マイナビの調査では、中途採用の課題として「求職者の質が低い」が34.4%、「早期離職の増加」が33.0%挙がっています。

出典:株式会社マイナビ「中途採用実態調査2026年版（2026年）」
https://career-research.mynavi.jp/reserch/20260928_115646/

人数がそろっても、入社後に合わなければ採用がうまくいったとはいえません。例えば通過率は計画どおりでも、辞退理由に「仕事内容のイメージが違った」が続くことがあります。その場合は、求人票の書き方に課題があるかもしれません。

数字と声の両方を見ると、打ち手を絞り込みやすくなります。

採用データをAIで分析して詰まりを見つける方法は、こちらの記事で紹介しています。

応募が少ない会社も通過率で見てよい｜母数づくりと並行する

応募が月に数件の会社では、「数が少なすぎて通過率を出しても意味がない」と感じるかもしれません。実際には、件数が少なくても通過率でフラットに見てかまいません。

例えば応募が5件なら、書類選考で1件の差が出るだけで通過率は20ポイント動きます。この揺れは件数が少ない以上は当然と理解したうえで、計画との差を見ていけば十分です。

大切なのは、数字のぶれに一喜一憂するより、母数を増やす手を同時に打つことです。応募が増えるほど通過率は安定し、判断もしやすくなります。応募が少ない段階では、振り返りの結果を待たずに応募を増やす施策を並行して進めます。

シートには通過率とあわせて人数も残しておきます。「5件中2件」なのか「50件中20件」なのかが後から分かると、数字の重みを読み違えずに済みます。

応募が集まらないときの原因の探し方は、こちらの記事で解説しています。

週次・月次・年次で見るものを分ける

振り返りを「採用シーズンが終わってから年に1回」だけにすると、改善できる機会も年に1回になります。月次でも振り返れば、改善の機会は年12回に増えます。見る間隔ごとに、確認する数字と変えるものを分けておくと無理なく回せます。

頻度	見るもの	変えるもの
週次（短時間で確認）	媒体別の応募数、面接の予定と結果	返信や面接日程の遅れ、求人の掲載状況
月次（定例で30分）	段階ごとの通過率と計画との差、候補者の声	求人票の文面、媒体の掲載内容、面接の進め方のうち1つ
年次（採用シーズン後）	採用人数、通過率の実績、媒体ごとの費用、入社後の定着	採用計画、予算、使う媒体の組み合わせ

週次や月次で回す小さなPDCAと、年に1回の大きなPDCAは役割が違います。小さなPDCAで求人票や媒体を手直しし、その結果を年次の計画や予算の見直しに生かします。

採用ページのアクセスを数字で振り返る方法は、こちらの記事で解説しています。

「どの数字を見ればいいか判断に迷う」「採用データの分析をプロに相談しながら進めたい」という方は、ぜひいぬのてにお任せください。

Action｜改善は1回に1つずつ

Checkで詰まりが見えたら、Actionで改善策を決めます。ここで意識したいのは、1回の改善で変えることを1つに絞ることです。

求人票のタイトルと媒体を同時に変えると、応募が増えてもどちらが効いたのか分かりません。1つ変えて次のCheckで結果を見る流れを繰り返すと、自社に効く打ち手が少しずつたまっていきます。

ボトルネック別の改善アクション例

詰まっている段階ごとに、改善の方向は変わります。代表的な例を表にまとめました。

詰まっている段階	考えられる原因	改善アクションの例
応募数が足りない	求人が候補者の目に入っていない、求人票の魅力が伝わっていない	求人のタイトルと冒頭文を見直す、ターゲットが使う媒体に切り替える
書類選考の通過率が低い	求める人物像と応募者がずれている	求人票の仕事内容と必須条件を具体的に書き直す
面接の前後で辞退が多い	連絡や日程調整が遅い、面接で魅力が伝わっていない	連絡の速さを見直す、選考の回数を減らす、面接での会社説明を改善する
内定承諾率が低い	他社と比べたときの不安が残っている	辞退理由をヒアリングする、内定後に現場の社員と話せる場をつくる

書類選考でずれが続くときは、求める人物像そのものを言葉にし直すと、改善の方向が定まります。

求める人物像を具体化する採用ペルソナの作り方は、こちらの記事で解説しています。

面接の前後で辞退が多いときは、選考のスピードを見直すのが近道です。

採用プロセスを短縮する方法は、こちらの記事で紹介しています。

内定後の辞退が気になるときは、入社までの接点の持ち方を見直します。

内定辞退を防ぐフォローの進め方は、こちらの記事で解説しています。

記録を続けていると、チャネルごとの傾向も見えてきます。例えば自社で「社員紹介経由の方は内定承諾率が高い」という傾向が分かったら、次の計画で社員紹介の目標を増やす判断もできます。

計画値そのものを見直すタイミング

改善を続けても数字が計画に届かないときは、施策ではなく計画値のほうがずれている可能性があります。市場が変われば、去年の通過率が今年も通用するとは限らないためです。

計画値の置き方によって、結果の見え方は大きく変わります。先ほど紹介したマイナビの中途採用状況調査では、2025年の中途採用で目標人数を達成した企業の割合は92.9%でした。前年の65.2%から27.7ポイント上がっています。

ただし同じ調査で、平均の採用目標は16.7人と、前年の28.7人から下がっています。達成した企業の割合が上がった背景には、目標人数そのものが下がったことがあります。

自社の振り返りでも、「達成できたか」だけでなく「目標の置き方は妥当だったか」を確かめてみてください。見直しの目安は、次のようなときです。

• 数か月続けて、同じ段階の通過率が計画を大きく下回っている
• 事業の状況が変わり、採用したい人物像や必要な人数が変わった
• 使っている媒体の料金や仕組みが変わった
• 採用シーズンが終わり、1年分の実績がそろった

PDCAを止めないための仕組みづくり

PDCAが止まる大きな原因は、担当者の頑張りに頼っていることです。忙しい時期でも回るように、計画・記録・振り返りの型を先に決めておきます。

止まってしまったPDCAを立て直すときも、まず手をつけるのは次の3つです。

1. 計画を密に立てる（人数だけでなく、通過率・媒体・予算まで決める）
2. 記録しやすいスプレッドシートのテンプレートを用意する
3. チームの誰が入力しても同じ形になるよう、記録のルールを決める

1枚の採用PDCAシートと月1回30分の定例

計画と記録は、1枚のシートにまとめておくと見返しやすくなります。次の4つの欄があれば、最小限のPDCAシートとして使えます。

• Plan: 採用人数（KGI）、各段階の通過率と応募数の目標（KPI）、媒体ごとの応募目標
• Do: 媒体ごとの応募数と各段階の通過数、候補者の声
• Check: 計画と実績の差、気づいたこと
• Action: 次の1か月で変えること（1つだけ）

そのうえで、月に1回30分の採用定例を、カレンダーに繰り返しの予定として入れてしまいます。「時間ができたら振り返ろう」では、いつまでも振り返れないためです。

定例は、次の進め方にすると30分に収まります。

1. 担当者が、計画と実績の差をシートで共有する（10分）
2. 候補者の声から、気になったものを出し合う（10分）
3. 次の1か月で変えることを1つ決め、担当者と期限を決める（10分）

参加者は、採用担当者と決裁できる上長の2人からで十分です。面接を担当する現場の社員が加わると、候補者の声がさらに集まりやすくなります。

記録のルールを決め、担当者ひとりに任せない

ATS（採用管理システム）を入れれば記録は自動で集まる、と考えがちです。ところが複数の媒体を使っていると、ATSに自動で取り込めず手入力が必要な媒体が出てきます。この手入力が増えるほど、記録は続きにくくなります。

余裕があれば、入力や集計を受け持つアシスタント役を置いて作業を分けるのが効果的です。担当者は、候補者への対応や改善策の検討に時間を使えるようになります。

ひとり担当の会社では、記録を担当者任せにしないことが大切です。いつ・何を・どこに入力するかをルールとして決め、上長が定例の場で記録の状況を確認します。

記録を担当者の頑張りではなく会社の決まりにしておくと、忙しい時期でも途切れにくくなります。

集計やレポートはAIに任せて、考える時間を残す

数字の集計や報告書づくりに時間を取られると、肝心の「次に何を変えるか」を考える時間がなくなります。集計や文章のまとめは生成AIに任せ、担当者は判断に時間を使う分担も選択肢の1つです。

AIに渡すのは、媒体別の件数や通過率などの集計済みの数字にとどめます。候補者の氏名などの個人情報は入力しないようにしてください。

採用の週報や月次レポートをAIで作る手順は、こちらの記事で解説しています。

「PDCAは古い？」OODAとの使い分け

最近は「PDCAは古い」「これからはOODAループ」という声も聞かれます。OODAは、Observe（観察）・Orient（状況判断）・Decide（意思決定）・Act（実行）の頭文字です。状況を見てすばやく動くための考え方を指します。

採用では、どちらか一方を選ぶ必要はありません。応募の急な減少への対応など、日々の小さな修正はOODAのようにすばやく動きます。採用計画や予算、媒体の組み合わせといった年単位の見直しは、PDCAで腰を据えて進めるのが向いています。

「記録や定例の仕組みを作る余裕がない」「採用のPDCAを一緒に回してほしい」という方は、ぜひいぬのてにお任せください。

採用のPDCAでよくある質問

応募が少なすぎて、通過率を計算しても意味がないのでは？

件数が少なくても、通過率で見てかまいません。1件で数字が大きく動くことを前提にしたうえで、計画との差を確認します。あわせて応募を増やす施策を進めると、通過率も安定していきます。

振り返りの時間が取れません。どうすればよいですか？

まずは月に1回30分の定例を、先に予定として押さえてしまうのがおすすめです。準備に時間がかかる場合は、記録のテンプレートを整えたり集計をAIに任せたりして、手間を減らします。

PDCAとOODA、どちらを使えばよいですか？

日々の小さな修正はOODAのようにすばやく進めます。年に1回の計画や予算の見直しはPDCAで、と使い分けると両方の良さを生かせます。

まとめ

採用のPDCAは、特別なツールがなくても始められます。この記事のポイントを振り返ります。

• PDCAが回らない主な理由は、計画が人数だけ・記録がない・振り返りが感想で終わる・改善を一度に変える、の4つ
• Planでは採用人数から通過率で逆算し、必要な応募数と媒体ごとの目標を決める
• Doでは媒体別の数字と候補者の声を、テンプレートを使って記録する
• Checkでは上流から詰まりを探し、応募が少なくても通過率で見ながら母数を増やす施策を並行する
• Actionは1回に1つずつ変え、記録のルールと月1回の定例で担当者任せにしない

まず最初にやることは、直近の採用活動の実績を1枚のシートに書き出すことです。応募数と各段階の通過数を並べるだけでも、どこで候補者が減っているのかが見えてきます。

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